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MANUAL
DEL PROVEEDOR ESTATAL |
1 edición, marzo de 1993
INDICE
- INTRODUCCION
- MANUAL DEL PROVEEDOR ESTATAL
- 1. NORMATIVA VIGENTE
- 1.1 Textos básicos
- 1.2 Procedimientos de contratación
- 2. DIFUSION DE LOS LLAMADOS
- 2.1 Publicaciones
- 2.2 Invitaciones
- 3. CAPACIDAD PARA CONTRATAR
- 4. OFERTA
- 4.1 Preparación de la oferta
- 4.1.1 Pliego particular
- 4.1.2 Oferta básica, alternativa, variante (o modificación)
- 4.1.3 Plazos
- 4.1.4 Precios firmes, fijos o ajustables
- 4.1.5 Paramétricas
- 4.1.6 Garantía de mantenimiento de oferta
- 4.1.7 Antecedentes de los oferentes
- 4.2 Presentación de la oferta
- 4.2.1 Requisitos
- 4.2.2 Errores más frecuentes a lamentar el día de la apertura
- 4.2.3 Plazos involucrados en el proceso de compra
- 4.2.4 Apertura de ofertas
- 5. ESTUDIO DE LAS OFERTAS.
- 5.1 Comisión Asesora de Adjudicaciones
- 5.2 Protección a la industria nacional
- 5.3 Mejora de oferta. Negociación
- 5.3.1 Mejora de oferta
- 5.3.2 Negociación
- 6. PUESTA DE MANIFIESTO
- 7. ADJUDICACION
- 7.1 Intervención preventiva de legalidad del Tribunal de Cuentas
- 8. NOTIFICACION DE ADJUDICACION
- 9. GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
- 10. RECURSOS ADMINISTRATIVOS
- 10.1 Legislación vigente
- 10.2 Efecto suspensivo
- 10.3 Presentación
- 11. AMPLIACION O DISMINUCION DEL CONTRATO
- 12. CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
- 13. CUADRO DE TOPES DE COMPRAS
-
-
-
INTRODUCCION
El empresario que nos está leyendo tendrá una gran interrogante:
¿por qué le hemos preparado y entregado este Manual?
Le aseguramos que no fue por hacerle un favor a Ud., Sr. proveedor. No lo dude.
Las trabas burocráticas, los papeles inútiles, las complicaciones
innecesarias, el "algo" que faltaba, etc., (todo eso que teatraliza
en forma excelente Roberto Jones en la TV) le pueden agregar alguna cana y sacarle
algún año de vida y mucho buen humor, pero los demás costos
los agrega al precio ofertado como hacen sus competidores. Y nos parece muy
bien que cargue los costos en el precio.
Porque esos costos los debe pagar siempre el comprador, es decir, el Estado.
¿Pero los paga realmente el Estado?... ¿O los pagamos todos, a
través de los tributos y las tarifas?
Porque el Estado no tiene recursos propios. Todo sale del bolsillo de la gente.
Y la gente somos todos. También Ud. y nosotros.
Al mejorar la eficiencia del sistema de compras estatales estamos ahorrando
recursos escasos, que nos pertenecen a todos los uruguayos. También a
Ud. y a nosotros. Todos los aportamos.
Al facilitarle su trabajo al proveedor estamos bajando sus costos (y también
su presión arterial) y todos estamos trabajando menos y mejor.
La profunda reforma al régimen de compras estatales que iniciamos con
el T.O.C.A.F. (la nueva Ley de Contabilidad y Administración Financiera
del Estado vigente desde abril de 1991) se basa principalmente en la desburocratización
y en la competencia.
La desburocratización fue introducida en base a la aplicación
de los principios de flexibilidad, delegación, ausencia de ritualismo,
materialidad frente al formalismo y veracidad salvo prueba en contrario, los
que se tradujeron en múltiples simplificaciones muchas de las cuales
Ud. conoce como la eliminación de los depósitos de garantías
de mantenimiento de oferta menores a 500 dólares.
La competencia fue exacerbada en base a los principios de publicidad, igualdad
de los oferentes y concurrencia; Ud. también sabe que se incrementé
la publicidad de las compras en las imprescindibles revistas especializadas,
que se permitió la presentación de ofertas incluso en los que
eran procedimientos cerrados donde uno no había sido invitado especialmente,
etc.
Porque la transparencia (la plena información) y la libre competencia
son supuestos de eficiencia de la economía de mercado.
Y para incrementar su eficiencia necesitamos empresarios dedicados a cultivar
la productividad de su empresa y no obligados a cultivar papeles y relaciones.
Que puedan mejorar la calidad y bajar costos. Y ganar dinero. En competencia
leal. Porque el proveedor desleal no le sirve al Estado ni a la sociedad que
paga el gasto público. Y los queremos excluir del mercado de la compra
estatal.
Por todo esto, que Ud. comprende y siente, le aseguramos que no fue por hacerle
un favor a Ud., Sr. proveedor. El favor nos lo hacemos todos los contribuyentes.
También Ud. y nosotros. No lo dude.
Cr. Alberto Sayagués
Director
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MANUAL DEL PROVEEDOR ESTATAL
El presente Manual está elaborado en breves secciones que explican,
paso a paso, el procedimiento de adquisición que debe seguir el Estado.
Está especialmente preparado para la contratación de suministros
y servicios no personales en régimen de competencia. Sin embargo es útil
para los demás procedimientos de contrataciones.
Nos hemos concentrado en el análisis de lo que está "del
otro lado del mostrador" a efectos de hacerle más sencillo el trabajo
al proveedor.
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1. NORMATIVA VIGENTE
1.1. TEXTOS BASICOS
- Ley de Contabilidad y Administración Financiera (conocida en la
jerga administrativa como el T.O.C.A.F.), aprobada en la Ley 15.903 y posteriores;
fue objeto de un Texto Ordenado (T.O.C.A.F., Texto Ordenado de la ley de Contabilidad
y Administración Financiera) en el decreto No. 95/991 de fecha 26 de
febrero de 1991.
- Pliego Unico de Bases y Condiciones Generales para Suministros y Servicios
No Personales (en adelante Pliego Unico), aprobado por Decreto No. 53/993
de fecha 28 de enero de 1993 y en el cual se recogen todas las condiciones
generales que serán de aplicación para la totalidad de las contrataciones
de ese tipo que efectúen los organismos públicos.
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1.2. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACION
Los organismos públicos deben seguir los siguientes procedimientos
de contratación (Art. 33, T.O.C.A.F.):
A) Para compra o arrendamiento
- i) COMPRA DIRECTA, hasta N$ 10.000.000
-
-
- La característica básica de este procedimiento es la discrecionalidad
en cuanto permite al organismo adquirir, contratar o arrendar directamente
con un proveedor no exigiéndose el cumplimiento de plazos para cotizar,
cantidad de ofertas a solicitar, publicaciones, garantías, ni ningún
otro requisito más que la diligencia del buen administrador. Esto se
hace por economía administrativa.
Sin perjuicio de ello, la administración puede, por ejemplo, solicitar
más de una cotización e implementar un sistema interno que le
permita hacer una buena adquisición. El uso permanente del tope máximo
de la compra directa es un síntoma de mala administración y
la mayor parte de los organismos usa procedimientos competitivos (tres precios,
etc.) aún dentro de esta franja de importes.
-
- ii) LICITACION ABREVIADA, hasta N$ 200.000.000
-
- Este procedimiento competitivo exige:
- - invitar como mínimo a 6 firmas del ramo
- - con tres días de antelación a la apertura de ofertas.
Dicho plazo, podrá reducirse a 48 horas cuando la urgencia o
circunstancias del caso así lo requiera.
- - remitir comunicación a las revistas especializadas (actualmente
Contacto y Guía Total), siempre que el monto de la contratación
supere los N$ 200.000.000
-
- iii) LICITACION PUBLICA, a partir de los N$ 200.000.000
-
- Este es el procedimiento de contratación por excelencia y, por
tanto, el dotado de las mayores garantías para ambas partes. Los
requisitos mínimos establecidos son:
- - una publicación en dos diarios de circulación nacional.
En el caso en que se requiera la presentación de oferentes radicados
en el exterior, se difundirá, además, por intermedio de
las representaciones diplomáticas del país o por avisos
cursados a representaciones diplomáticas extranjeras acreditadas
en la República.
- - entre la última de dichas publicaciones y la apertura de
ofertas deberá mediar un mínimo de 15 días. Cuando
el llamado incluya proponentes radicados en el exterior, deberán
mediar no menos de 30 días. Estos plazos podrán reducirse,
cuando la urgencia o circunstancias a juicio del organismo lo justifique,
a 5 y 10 respectivamente.
- - comunicación a las revistas especializadas.
-
- Sin perjuicio de lo antes expuesto, la administración podrá
utilizar otros medios que considere convenientes para asegurar la publicidad
del acto, así como extender los plazos a fin de lograr una mayor
concurrencia.
B) Para venta o arrendamiento
Rigen los mismos procedimientos y condiciones establecidas precedentemente,
incorporándose la figura del Remate como procedimiento alternativo al
de la licitación pública.
C) Excepciones
El art. 33, numeral 3, del T.O.C.A.F. prevé una serie de causales que
permiten contratar directamente por montos superiores a los N$ 10.000.000:
- - entre organismos o dependencias del Estado, o con personas públicas
no estatales
- - cuando la licitación o remate resulten desiertos o no se presenten
ofertas válidas o las mismas sean manifiestamente inconvenientes
- - para adquirir bienes o contratar servicios cuya fabricación o
suministro sea exclusivo de quienes tengan privilegio para ello
- - contrataciones relativas a obras de arte, cuando no sea posible la concurrencia
o deba confiarse a especialistas
- - adquisición de bienes no producidos en el país por intermedio
de organismos internacionales
- - reparaciones cuyo traslado, desarme o examen previo resulte oneroso en
caso de realizar un procedimiento competitivo
- - contratos en países extranjeros
- - operaciones que deban mantenerse en secreto
- - urgencia no previsible, o no sea posible la licitación o remate,
o su realización resienta seriamente el servicio
- - por notoria escasez de los bienes o servicios
- - adquisición de bienes en remates públicos
- - compra de semovientes por selección, cuando se trate de ejemplares
de características especiales
- - venta de productos destinados al fomento económico, directamente
a los usuarios
- - adquisición de material docente o bibliográfico del exterior
a editoriales o empresas especializadas
- - víveres frescos a mercados, ferias o productores
- - petróleo crudo y derivados
- - adquisiciones en el marco de acuerdos intergubernamentales con intercambio
compensado con productos nacionales de exportación.
D) Régimen especial de las empresas públicas
(extensible a organismos de adecuada gestión y eficaz control interno)
Para estos organismos, los topes máximos establecidos en el punto
A) para Compra Directa y Licitación Abreviada son N$ 30:000.000 y N$
1.200:000.000 - respectivamente.
Las condiciones establecidas para los procedimientos referidos, permanecen
incambiadas en ambos casos.
E) Régimen especial de compras financiadas por organismos internacionales
de crédito como el B.I.D. y B.I.R.F.
En los casos de contrataciones financiadas por organismos internacionales
de crédito de los que el país forma parte, como el Banco Interamericano
de Desarrollo o el Banco Mundial, regirán las condiciones y procedimientos
establecidos en cada contrato de préstamo. Para lo que no estuviera
previsto en dicho contrato, rige la legislación nacional vigente en
la materia.
Es importante conocer que todos los montos establecidos en el T.O.C.A.F.,
que son los que regulan el límite de procedimientos y de obligación
de presentar garantías, se ajustan por la inflación pasada (cuatro
meses, desfasado uno). Es así que en los primeros días de diciembre,
de abril y de agosto, se conocen los montos actualizados a regir desde el
1º de enero, de mayo y de setiembre, los que son razonablemente redondeados
facilitando su manejo y recuerdo. Al respecto, véase el Punto 13 de
este Manual.
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2. DIFUSION DE LOS LLAMADOS
La publicidad es uno de los principios básicos en que se basa la legislación
vigente para las contrataciones de organismos estatales (art. 131 T.O.C.A.F.).
Dicha normativa determina la difusión que requiere cada procedimiento
de contratación, asignándole una mayor publicidad a aquellos que
involucran mayores montos. Todo ello sin perjuicio de cualquier otro tipo de
publicidad que el organismo crea conveniente para asegurar los principios de
publicidad e igualdad de los oferentes.
- - Para la licitación pública se exige una publicación
en dos diarios de circulación nacional, así como la comunicación
a las revistas especializadas.
- - Para la licitación abreviada, basta la comunicación a las
revistas especializadas y la invitación a 6 firmas del ramo.
En muchos organismos, las invitaciones a cursar surgen de un registro de proveedores
propio y la selección se realiza en base a diversos criterios considerados
individualmente o combinados entre si (rotación, ganadores recientes,
nuevos inscriptos, etc.).
En ambos casos, la comunicación a las revistas especializadas será
obligatoria cuando el monto de la contratación supere los N$ 30:000.000.
- - Para las compras directas de menor cuantía, así como para
las compras directas por causales de excepción, no se exige publicidad.
No obstante, deberán regirse por los principios generales de actuación,
cuando las características de la contratación así lo
permitan.
Una de las características de los mercados eficientes es la información
con que cuentan sus agentes, y el Estado, como uno de ellos, es el principal
interesado en promover dicha eficiencia a través de la concurrencia
en los procedimientos competitivos.
Cabe destacar que la nueva legislación, en aplicación de los
referidos principios de concurrencia y publicidad, establece en el art. 48 del
T.O.C.A.F. que "...deben aceptarse todas aquellas ofertas presentadas por
firmas no invitadas…" no pudiendo, en consecuencia, rechazarse ninguna
oferta por no haber sido invitada.
En los casos de adquisición o arrendamiento de inmuebles, cualquiera
sea el procedimiento de contratación realizado, basta una publicación
en dos diarios de alcance nacional que puede sustituirse por todo otro medio
idóneo de publicidad, a juicio del organismo. Esta forma diferente de
publicidad se debe a que el mercado de oferentes de inmuebles es distinto al
de proveedores de suministros. La referencia a otros medios idóneos de
publicidad está dirigida al interior ya que los inmuebles son necesariamente
de la zona.
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2.1 PUBLICACIONES
El contenido de las publicaciones también ha sido regulado a través
del Art. 49 del T.O.C.A.F.. Las mismas deben contener principalmente:
- - organismo licitante
- - objeto del llamado
- - lugar, días y horas para retirar los pliegos
- - lugar, día y hora de la apertura de ofertas.
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2.2 INVITACIONES
Las invitaciones, obligatorias en las licitaciones abreviadas, opcionales en
cualquier otro tipo de procedimiento, reflejan una primera selección
del mercado proveedor procurando destacar a los buenos proveedores. Sin descuidar
este aspecto, gran parte de los organismos realizan un mayor numero de invitaciones
respecto de las exigidas, buscando abarcar siempre a nuevos oferentes.
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3. CAPACIDAD PARA CONTRATAR
El art. 43 del T.O.C.A.F. establece: "Están capacitados para contratar
con el Estado las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras,
que teniendo el ejercicio de la capacidad jurídica que señala
el derecho común, no estén comprendidas en alguna disposición
que expresamente se lo impida o en los siguientes casos":
- Funcionarios públicos dependientes de los organismos de la Administración
contratante
Al respecto existen dos situaciones cuya diferencia radica en el grado de
relación que tenga el funcionario con la empresa oferente:
- Si el grado de vínculo con la empresa oferente es de dirección,
las ofertas presentadas a titulo personal, o por firmas, empresas o entidades
con las cuales el funcionario tenga el citado vinculo, serán rechazadas.
- Cuando la relación entre el funcionario y la firma es de dependencia,
podrán presentarse ofertas siempre que el funcionario no tenga
intervención en el sector estatal actuante en el proceso de adquisición
(tanto en el caso de la unidad interesada como de la encargada de ejecutar
la compra). En dicho caso deberá dejarse constancia de esta circunstancia
en la oferta; de lo contrario, si se comprobara tal vinculo, deberá
invalidarse la misma.
- Cuando el oferente ha sido excluido del registro de proveedores, particular
o general del Estado
La interconexión informática de los distintos registros de proveedores
es un instrumento que permitirá evidenciar los hechos antes mencionados,
potenciando la efectividad de las sanciones aplicadas. La eliminación
de un proveedor de un registro particular será en breve difundido a
nivel estatal en tiempo real, dirigiendo el poder de compra del Estado a los
buenos proveedores, que encontrarán mejor asegurado su esfuerzo en
cuanto a precios, calidad y cumplimiento de los contratos.
- Carecer de habitualidad en el comercio o industria del ramo a que corresponda
el contrato, salvo que por tratarse de firmas o empresas nuevas demuestren
solvencia y responsabilidad
Aquí también la interconexión informática de los
registros permitirá aplicar más adecuadamente esta norma. Estos
extremos se analizarán a la luz de la información que el Estado
tenga de dichos oferentes a través de este instrumento.
- Haber sido declarado en quiebra o liquidación, o estar en concurso
de acreedores, en tanto no se obtenga la rehabilitación.
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4. OFERTA
4.1. PREPARACION DE LA OFERTA
La preparación de la oferta se enmarca necesariamente en las condiciones
establecidas en el pliego de condiciones general y particular, por lo que debe
venir precedida de un estudio pormenorizado de los mismos (bases del llamado),
a efectos de verificar en primera instancia el cumplimiento de los requisitos
esenciales, cuyo incumplimiento invalidará la oferta presentada y en
segunda instancia, el de aquellos no esenciales cuya carencia podrá implicar
el rechazo de una propuesta.
La oferta debe apuntar a cumplir con el objeto de la contratación, ya
sea presentando la oferta básica (es decir, lo directamente solicitado
por el comprador), o, en caso que el pliego lo permita, alternativas o variantes,
conceptos que desarrollaremos mas adelante. El principio básico del Estado
al contratar es la competencia, por lo que se debe apuntar siempre a que el
mercado conozca perfectamente lo que se desea comprar y pueda desarrollarse
en tal sentido propendiendo a la eficiencia.
Uno de los hechos que atenta para una óptima preparación de la
oferta es el tiempo que insume su elaboración, el cual se debe fundamentalmente
a que cada procedimiento competitivo, dependiendo del suministro y del organismo
comprador, tiene basca diferentes que deben ser estudiadas en cada caso particular.
Este aspecto se ha visto parcialmente contemplado con el Pliego Unico. Dicho
instrumento permitirá estandarizar la presentación de ofertas
y por ende su elaboración.
Cabe destacar que una oferta presentada en forma íntegramente correcta
agilita su evaluación y por tanto el procedimiento de contratación
en general.
Esto beneficia:
- al comprador estatal, que obtendrá ofertas claras derivadas de condiciones
igualmente claras, con lo cual los precios ofertados se ajustarán estrictamente
y no se verán afectados por estimaciones, dudas y riesgos.
- al proveedor, mediante la posibilidad de reducir los riesgos al momento
de estimar sus precios, (normalmente toda incertidumbre tiene un costo económico).
Los precios excesivos a veces se deben a condiciones difusas o contradictorias
que se registran en los pliegos, y para lo cual siempre aconsejamos solicitar
las aclaraciones pertinentes antes de ofertar o bien dejar expresado en la
oferta las salvedades que correspondan.
A tales efectos dicho Pliego Unico permite la solicitud de aclaraciones a
consultas concretas y de sustancia, e incluso, de eventuales prórrogas
que las mismas impliquen.
4.1.1. PLIEGO PARTICULAR
Como ya mencionáramos precedentemente, existe un Pliego Unico que incluye
disposiciones aplicables a la totalidad de los contratos de una categoría.
Véase al respecto el Manual No. 14 del PRO.NA.DE. El mismo debe ser complementado,
de acuerdo a lo dispuesto por el Art. 45 del T.O.C.A.F., con el pliego de bases
y condiciones particulares, que incluirá las especificaciones complementarias
exigidas por las peculiaridades y características concretas de la contratación
de que se trate y, por supuesto, el objeto de la contratación. La importancia
de estos pliegos radica en que definen las particularidades de cada contratación,
las cuales pueden variar desde las condiciones comerciales hasta la forma y
factores que se tendrán en cuenta para evaluar las ofertas. Dicho pliego
no puede incluir cláusulas que contradigan lo establecido por el pliego
general, primando si se diera el caso este último. Cabe destacar que
los pliegos, tanto particular como general, definen los principios rectores
del futuro vínculo contractual; de ahí la necesidad de que los
proveedores realicen las consultas que les amerite su interpretación.
En cuanto a las condiciones técnicas que describen el objeto licitado
en el pliego de condiciones particulares, es destacable un nuevo concepto introducido
por el T.O.C.A.F. en el marco del principio de flexibilidad que recoge el Art.
54 en cuanto: "…las ofertas deberán ajustarse razonablemente
a la descripción del objeto requerido, teniendo en cuenta la complejidad
técnica del mismo. Se considerará que las condiciones técnicas
establecidas en los pliegos tienen un carácter esencialmente indicativo
para la consecución del objeto del llamado." Este principio evita
la rigidez del detalle excesivo, especialmente cuando el progreso tecnológico
puede brindar soluciones más adecuadas, incluso no conocidas por el organismo.
Con la normativa anterior era usual evitar la rigidez haciendo pliegos vagos,
pero eso perjudicaba el llamado. La flexibilidad ha permitido aumentar la precisión
sin perder el sentido final de la compra.
Debemos resaltar dos conceptos al respecto:
- la "razonabilidad" a que se refiere el Art. 54 que es definida
únicamente por el organismo contratante.
- el carácter indicativo de los pliegos, que debe ser tratado con
suma cautela. No se puede diferir del objeto licitado ni resultar un apartamiento
sustancial (no cumplimiento de los requisitos técnicos esenciales definidos)
porque se estaría alterando la igualdad de los oferentes.
4.1.2 OFERTA BASICA, ALTERNATIVA, VARIANTE (O MODIFICACION)
- Oferta básica
Es una propuesta que se ajuste razonablemente a la descripción del
objeto requerido, teniendo en cuenta la complejidad técnica del mismo.
En este sentido, se considera que las condiciones técnicas establecidas
en los pliegos tienen un carácter esencialmente indicativo para la
consecución del objeto del llamado.
- Oferta alternativa
La oferte presentada difiere del objeto licitado, pero satisface los requerimientos
y necesidades del organismo que originaron el llamado.
- Oferta, variante o modificación
Presenta apartamientos sustanciales a las características requeridas
pero manteniendo la identidad del objeto licitado. La amplitud de estos conceptos
requiere que el pliego particular expresamente autorice la presentación
de las ofertas alternativas o variantes. Dicha posibilidad puede llegar aún
más lejos, ya que se puede permitir la presentación de ésta
aún sin cotizar la oferta básica. Esto último requiere
un conocimiento de los productos del mercado y de sus características
técnicas muy amplio, que permita al adquirente homogeneizar económicamente,
a la hora de comparar las ofertas, todos los productos presentados a través
de propuestas básicas, alternativas o variantes. Esta homogeneización
conviene que sea realizada a través de una fórmula de comparación
que involucre los factores que para el organismo hacen a las ofertas equivalentes.
Y se resalta para el organismo, ya que la incidencia de cada factor puede
variar en cada uno de ellos según la circunstancia o el momento en
que se tome la decisión.
4.1.3. PLAZOS
Los plazos en las ofertas son elementos esenciales ya que fijan el lapso de
tiempo en que el proveedor mantiene su propuesta, provee el suministro o servicio,
o recibe el pago.
Todos estos casos deben estar necesariamente establecidos en el pliego de condiciones
general o particular pues definen elementos básicos del acuerdo de las
partes, se sustancie o no a través de un contrato. Estos plazos deben
ser determinados y determinables y se computan de acuerdo al Art. 134 del T.O.C.A.F.
en días hábiles, contándose a partir del día siguiente
a la notificación o emplazamiento. Si en el pliego particular, oferta
o contrato no se estipula que los días son corridos, deberán computarse
como hábiles.
4.1.4. PRECIOS FIRMES, FIJOS O AJUSTABLES
Es importante al elaborar la oferte dejar claro la forma de cotización
de los precios. Los precios pueden cotizarse firmes, fijos o ajustables.
PRECIO FIRME: son aquellos precios que no se modifican por un lapso determinado.
El concepto firme va necesariamente asociado a un periodo de tiempo.
PRECIO FIJO: son precios que no podrán variar durante el transcurso
del contrato,
PRECIOS AJUSTABLES: varían de acuerdo a una paramétrica conformada
por uno o más índices. Dicha paramétrica podrá ser
elaborada o no por el organismo, lo cual se establecerá en el Pliego
Particular. La paramétrica, cuando es presentada por el oferente, se
considerará como parte integrante de la oferte.
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4.1.5. PARAMETRICAS
Los elementos integrantes de la paramétrica y factibles de ser evaluados
son:
- las VARIABLES: con indicación de su origen y de la documentación
acreditante.
- la INCIDENCIA de dichos índices.
- los MOMENTOS DE APLICACION de las paramétricas que definen el período
de ajuste y por ende la utilización de los índices correspondientes.
Los pliegos pueden presentar:
a) una fórmula de ajuste genérica (a mero título ilustrativo),
o
b) una fórmula donde se fijen los índices o variables y se marque
cierto rango de incidencia de los mismos, o
c) una fórmula paramétrica íntegramente definida.
En los casos b) y c) deben respetarse las condiciones establecidas, de lo contrario,
se configurará un apartamiento al Pliego de Condiciones.
4.1.6. GARANTIA DE MANTENIMIENTO DE OFERTA
La garantía de mantenimiento de oferte es un requisito de admisibilidad
de la propuesta en cuanto a que su no presentación o presentación
por un monto muy inferior al correcto implica el rechazo de la oferte. La no
invalidación en el acto de apertura de una oferta por dicho concepto,
no implica la aceptación de la misma por parte de la Administración,
ya que la Comisión Asesore de Adjudicaciones, al evaluar las propuestas
en su conjunto, será quien determine su rechazo o aceptación.
MONTO - El art. 55 del T.O.C.A.F. establece el monto de la garantía
que debe constituirse al presentar una oferte cuyo valor, con IVA incluido,
supere el tope de la licitación abreviada establecido en el numeral 1
del art. 33.
Al respecto se destacan dos nuevos aspectos:
- El T.O.C.A.F. suprimió la exigibilidad de garantías para ofertas
cuyo monto sea inferior al tope de la Licitación Abreviada. Si en una
Licitación Pública el monto de la oferte es inferior a dicho tope,
no es exigible esa garantía ya que el mínimo está referido
al importe y no al procedimiento de compra.
- El porcentaje mínimo del 1% debe calcularse sobre los respectivos montos
(incluyendo el IVA, cuando corresponda) de acuerdo al artículo 135 del
T.O.C.A.F..
Corresponde señalar que, si fuera del caso, el Organismo contratante
podrá solicitar al oferente que no haya depositado la garantía
de mantenimiento de oferte en su totalidad que la complete, siempre que dicho
complemento se encuentre en un entorno razonable (20% resultaría un porcentaje
aceptable de acuerdo con la doctrina de la Dra. Muñoz de Ham).
Sin embargo, si se comprobare la sistematización por parte de algún
oferente en cuanto a efectuar depósitos por debajo de lo exigido, se
deberán tomar las medidas del caso, pudiéndose no aceptar su complemento
y adoptar incluso la eliminación del Registro de Proveedores, lo que
conlleve la información del hecho a los demás compradores estatales.
Respecto al cómputo del valor de las garantías, el Pliego Unico
determina específicamente este aspecto para el depósito en valores
públicos o en moneda extranjera.
FORMA - La forma en que pueden realizarse dichas garantías se describe
en el art. 55 del T.O.C.A.F. sin llegar a ser taxativo. Si bien se determina
que se harán efectivas las mismas mediante "...depósito en
efectivo o valores públicos, fianza o aval bancario o póliza de
seguro de fianza...; el Organismo licitante, por razones fundadas, podrá
aumentar dichos porcentajes o establecer un criterio diverso en el pliego respectivo
para la determinación del monto o establecer o aceptar otras formas de
garantía equivalentes."
La determinación de otros porcentajes debe respetar siempre los mínimos
establecidos. Estos conceptos deben figurar en el pliego particular correspondiente;
de lo contrario, regirá el criterio general.
En el caso en que se permita la presentación de alternativas o variantes,
a efectos de poder ser consideradas todas las ofertas presentadas, deberá
garantizarse la mayor.
Si la garantía no cubriera alguna de ellas, y el porcentaje depositado
no fuera razonable, se tomará como válida solamente la oferta
garantizada. En el caso en que el depósito realizado se ubican en un
margen razonable, el organismo licitante podrá solicitar su complemento.
Si por su parte la oferta cubierta por la garantía fuera la alternativa
o variante, y no la básica, la propuesta se desechará en su totalidad,
salvo que el pliego previera la presentación de la alternativa o variante
sin ofertar la básica.
PERIODO DE GARANTIA - La garantía de mantenimiento de oferta, debe cubrir
el período de validez de la oferte, de lo contrario, será desestimada,
ya que una propuesta sin garantía pierde el carácter de tal.
EJECUCION DE GARANTIA - El Pliego Unico estipula los presupuestos que se deben
dar para la ejecución de la garantía de mantenimiento de oferta
y ningún pliego particular puede contradecir estos conceptos.
Estos presupuestos son:
1. cuando el oferente desiste de su oferta durante el período de mantenimiento;
2. cuando el adjudicatario no constituye en tiempo y forma la Garantía
de Fiel Cumplimiento del Contrato;
3. cuando el adjudicatario se niegue o no concurra a firmar el contrato habiendo
sido notificado para ello
GARANTIA DE PRORROGA - El Pliego Unico establece la facultad del oferente de
solicitar una prórroga de la fecha de apertura de las ofertas, y que
el organismo licitante exija a tales efectos el depósito de una garantía,
que deberá tener la forma y condiciones ya mencionadas, y el porcentaje
que el pliego particular indique.
Si la prórroga fuese concedida en los términos solicitados, la
garantía será devuelta sólo si el peticionante presenta
una oferta responsable. En caso que no lo presente, dicha garantía podrá
ser ejecutada.
Cuando la solicitud de prórroga fuera rechazada o no fuera concedida
en los términos solicitados, la garantía será devuelta
de oficio con la notificación respectiva.
La garantía también podrá ser retirada si no se produjera
la notificación de rechazo de la solicitud propuesta 24 horas antes de
la apertura.
DEVOLUCION - La garantía de mantenimiento de oferta se devolverá
de oficio, sin necesidad de ningún otro trámite:
1 - a los adjudicatarios:
1.1. al momento de la notificación de adjudicación en caso de
no corresponder efectuar el depósito de garantía de fiel cumplimiento;
1.2. con posterioridad al depósito de la garantía de fiel cumplimiento
(puede complementarse si los plazos y las características lo permiten)
2 - a los no adjudicatarios al momento de la notificación de la adjudicación.
4.1.7. ANTECEDENTES DE LOS OFERENTES
Los antecedentes de los oferentes son un elemento importante en las distintas
etapas del procedimiento de contratación: a la hora de cursar las invitaciones,
a la hora de evaluar las ofertas y proceder a la adjudicación, etc.
Tal circunstancia ha llevado a que los diversos organismos estatales comprendieran
la necesidad de tener información oportuna y confiable al respecto, por
lo que la tendencia es al desarrollo de la interconexión informática
de los diferentes registros que refleje el mercado de proveedores estatales.
Se puede prever que cada día más los pliegos particulares exigirán
antecedentes que tendrán una incidencia cada vez mayor en el proceso
de evaluación y adjudicación de las ofertas.
Los antecedentes de los proveedores hacen a la transparencia e igualdad de los
oferentes, principios básicos de todo procedimiento competitivo.
La transparencia (la plena información) permite conocer la trayectoria
de los proveedores. Un proveedor barato puede resultar muy caro.
En una primera instancia, en el marco actual de información, la exigencia
de aportar antecedentes debe ser explicitado en los pliegos de condiciones,
así como su incidencia a la hora de la definición. En el futuro,
la existencia de la interconexión del registro, e1 conocimiento generalizado
de una calificación homogénea a nivel estatal, permitirá
llegar a "homologar" proveedores, es decir, a tener una base de antecedentes
codificada y a estandarizar los procedimientos de calificación, las categorías
definidas y las evaluaciones e incidencias de los mismos en el precio comparativo.
La etapa previa a todo ello ha sido la inclusión en el Pliego Unico de
los antecedentes del oferente, como parte de los elementos integrantes de la
oferta. Cada vez más la evaluación debe ser hecha en un contexto
más amplio que el mero llamado puntual o el cumplimiento en el organismo.
La competencia se debe enmarcar para un sector calificado en base a sus antecedentes,
para que la definición a nivel de precios se haga entre proveedores "equivalentes"
(aplicación del principio de igualdad de los oferentes coordinado con
el de publicidad). El precio de una oferta no es sólo el reflejo de los
costos directos del producto, sino del cumplimiento de los plazos, calidad,
y demás condiciones. Los precios de un "buen proveedor" deben
tener un reconocimiento, una valoración, a la hora de tomar una decisión.
Entre los principales elementos a la hora de considerar los antecedentes se
encuentra el cumplimiento de contratos anteriores, impugnaciones o recursos
sistemáticos con manifiesta falta de fundamento, etc.
4.2 PRESENTACION DE LA OFERTA
La presentación de ofertas se encuentra regulada en el art. 54 del T.O.C.A.F..
Las propuestas pueden ser presentadas "…personalmente contra recibo
en el lugar habilitado al efecto, o enviarse por correo, telex, fax u otros
medios similares...".
El art. 44 del T.O.C.A.F. regula el uso obligatorio de los pliegos de condiciones
en el caso de contrataciones que superen el equivalente a 6 veces el monto de
la contratación directa establecida en el numeral 2) del art. 33 del
T.O.C.A.F. (actualmente el monto es de N$ 60.000.000). En estos casos la presentación
de ofertas debe ser realizada de acuerdo a las condiciones y forma que se establezca
en los pliegos respectivos. No debe omitirse ninguna de las exigencias del pliego
sin perjuicio de agregar cualquier otra información complementaria que
pudiera corresponder.
Es importante destacar que cada vez que se presente una oferte en el marco de
una licitación, se lo hace de acuerdo a las condiciones del llamado,
por lo que se están aceptando las reglas de juego que regirán
dicha contratación. Por lo tanto la presentación de la oferta
no es un mero acto "mecánico" sino el acuerdo que una de las
partes (el oferente) da a la otra (el organismo licitante) y esas reglas serán
las que regirán la relación contractual.
4.2.1 REQUISITOS
La presentación de ofertas tiene dos aspectos, uno formal y otro de
fondo. Lo formal se refiere a los requisitos que el oferente debe cumplir en
el momento de presentar la oferta y el de fondo apunta al contenido de las propuestas.
En cuanto al cumplimiento de tales exigencias la legislación establece
que "...la admisión inicial de una oferte no será obstáculo
para su rechazo si se constataren defectos que violen los requisitos legales
o aquellos sustanciales contenidos en el respectivo pliego. Las ofertas que
contengan apartamientos sustanciales a dichas exigencias, no podrán ser
consideradas...".
Al respecto, cabe destacar que los apartamientos sustanciales pueden ser tanto
de fondo como de forma. En ambos casos dichos apartamientos podrán ser
subsanados cuando su corrección posterior no altere el tratamientos igualitario
de los oferentes.
Es por ello que la modificación introducida por la ley 16.320 (Rendición
de Cuentas 1991) al art. 56 del T.O.C.A.F. en cuanto a la apertura de ofertas
(obligatoria en el caso de contrataciones que superen el monto correspondiente
a 6 veces la contratación directa establecida en el numeral 2 del art.
33 del T.O.C.A.F.) apunta a un mero control de las condiciones exigidas en el
capítulo 8.1 y 8.2 del Pliego Unico de Condiciones Generales para Suministros
y Servicios no personales.
Estas son:
- Documentos integrantes de la oferte:
a) Formulario de identificación del oferente:
Este formulario estandariza la presentación de la totalidad de los datos
requeridos por el organismo en una primera instancia, a efectos de identificar
al oferente, dejando las exigencias y requisitos estrictamente formales para
el adjudicatario solamente. Esto hace que los oferentes no incurran en costos
evitables que deben trasladar al organismo en su oferte. Estamos frente al principio
de la veracidad salvo prueba en contrario, pieza importante de la reforma introducida
por la legislación vigente. La contracara de esta facilidad para el buen
proveedor es una severa sanción para quien abuse de ella.
b) antecedentes de los oferentes, cuando corresponda.
c) la propuesta en si.
- Documentación a presentar con la oferta, cuando corresponda:
a) comprobante del depósito de garantía de mantenimiento de oferta
b) fotocopia de la documentación que acredite tener contratado el seguro
de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
c) fotocopia de la documentación que acredite la inscripción en
el Registro de Proveedores
d) comprobante de adquisición del pliego.
El análisis de las carencias que puede tener la oferta en sus distintos
aspectos será realizada posteriormente, pudiendo la Administración
otorgar un plazo de dos días para su corrección.
4.2.2 ERRORES MAS FRECUENTES A LAMENTAR EL DIA DE LA APERTURA
- No haber profundizado en el estudio detallado del Pliego Particular suponiendo
que es igual o similar al de otro Organismo, o a uno anterior del mismo (errores
en la moneda a cotizar, paramétricas, etc.).
- Errores en el cálculo del importe a depositar por concepto de Garantía
de Mantenimiento de Oferta. Por ejemplo, no considerar el IVA.
- No determinar claramente si los precios incluyen o no el IVA.
- No tomar en cuenta los plazos particulares de cada Organismo para realizar
los diferentes trámites. Por ejemplo, presentación de la oferta
con anterioridad a la hora de apertura, horarios de atención de las Tesorerías
(que pueden diferir del de la licitación).
- Falta de presentación en la apertura de documentación complementaria
solicitada en el Pliego Particular. Por ejemplo, Certificado del B.S.E., inscripción
en el Registro de Proveedores, cuando corresponda.
- El desconocimiento de los topes del T.O.C.A.F., así como la forma automática
de ajuste de los mismos. (Si el Valor de la oferta excede del tope del procedimiento,
no podrá ser considerada).
- El olvido de la firma en la oferta.
- No haber hecho observaciones al pliego sobre requisitos irracionales o desmesurados,
cotizando de acuerdo a dichas condiciones (no se podrá pretender modificaciones
posteriores).
- No solicitar o realizar las aclaraciones que le merezcan conceptos ambiguos.
- La omisión en la presentación de muestras o catálogos
cuando el pliego expresamente lo exige.
- La definición de la paramétrica (índices y/o ponderaciones)
cuando el pliego establece una fórmula total o parcialmente genérica.
- No establecer las observaciones que el proceso le merezca en el acto de apertura.
- No realizar por escrito las consultas que el llamado le merezca; la "desinformación
verbal" o la información incorrecta no es argumento.
- No presentar el formulario de identificación del oferente, cuando así
se exija.
- No llegar puntualmente al acto de apertura (siempre hay un minuto después
de la hora establecida...).
- Errores en los porcentajes de cargas sociales a declarar en el caso de obras,
si el pliego así lo indica.
- No cotizar la oferta básica si el pliego no permite presentar alternativas
o variantes sin la propuesta básica,
- No depositar garantía de mantenimiento de oferta por la más
alta de las propuestas presentadas.
- No verificar que la oferta está completa, antes de presentarla (tabla
de precios, ensayos, catálogos, antecedentes, etc.).
4.2.3 PLAZOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE COMPRAS
PLAZOS - - Los arts. 47 y 48 del T.O.C.A.F. establecen los plazos que deberán
mediar entre la publicación o recepción de la invitación
y la fecha de apertura según se trate de licitaciones públicas
o abreviadas.
Para las licitaciones públicas este plazo será de 15 días
hábiles y se extenderá a 80 si se requieren ofertas del exterior.
Estos plazos podrán ser reducidos por el ordenador competente en cada
caso a 5 y 10, respectivamente, cuando la urgencia o interés así
lo requiera.
Para licitaciones abreviadas se invitará un mínimo de 6 oferentes
del ramo con un plazo, entre la recepción de la última invitación
y la apertura (sin computar el día de la notificación), de al
menos 8 días el cual podrá ser reducido a 48 horas por las mismas
causales antes establecidas.
Además de las publicaciones e invitaciones, así como otros medios
que el organismo estime pertinentes, se deberá dar conocimiento a las
revistas especializadas en compras en los casos de licitaciones cuyos montos
superen los N$ 60.000.000, revistas que son un instrumento poderoso de difusión
en el mercado.
4.2.4. APERTURA DE OFERTAS
Art. 56 del T.O.C.A.F.: "La apertura de las ofertas se hará en
el lugar, día y hora fijados en el pliego respectivo en presencia de
los funcionarios que designe al efecto la Administración y de los oferentes
o representantes que deseen asistir."
La apertura de ofertas es un acto público, significando esto la posibilidad
que tiene cualquier oferente de estar presente, entendiendo por oferente aquellos
que presentan una oferta en dicha apertura.
El acto de apertura es el momento en que se ponen en conocimiento de todos los
oferentes las propuestas de cada uno de ellos. A continuación podrán
hacer aclaraciones u observaciones siempre y cuando no se introduzca modificación
alguna a sus propuestas.
Respecto a la invalidación de ofertas, es importante resaltar lo dispuesto
por la última redacción del art. 56 del T.O.C.A.F. introducida
por la Ley 16.320 del 1/11/92 en cuanto: "…en dicho acto no se podrá
rechazar la presentación de ninguna propuesta sin perjuicio de su invalidación
posterior y se controlará si las propuestas contienen defectos o carencias
formales, si se ha adjuntado la documentación exigida en los pliegos
de condiciones, así como la garantía constituida cuando ello correspondiera".
Finalizado el acto se deberá labrar acta circunstanciada, la que será
firmada por los funcionarios actuantes y los oferentes que lo deseen hacer,
quienes podrán efectuar las constancias que estimen necesarias. En caso
que la complejidad de las ofertas impida dicho control, se dejará constancia
de ello en ese acto, completándose el mismo en una instancia posterior
de la cual también se labrará acta.
La Administración, una vez analizadas las ofertas y el Acta de apertura,
"...podrá otorgar a los proponentes un plazo de dos días
para salvar los defectos, carencias formales o errores evidentes o de escasa
importancia, así como para completar la garantía de mantenimiento
de oferta cuando estime que hubo error en su cuantificación y siempre
que no se trate de una diferencia significativa".
Los casos más comunes son certificaciones o constancias de requisitos
que de hecho el oferente posee, pero que omitió presentar, motivo por
el cual, su posterior presentación no afecta la igualdad de los proveedores.
La descalificación por dicho motivo si afectaba al organismo licitante
por la pérdida de potenciales adjudicatarios.
La Administración podrá negarse a otorgar estos plazos si detectara
la habitualidad de esta circunstancia en un oferente determinado o presumiera
la existencia de alguna maniobra destinada a obtener una ventaja indebida. Todo
ello sin perjuicio de las sanciones que por tal actitud adopte el organismo
o el Estado en su conjunto.
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5. ESTUDIO DE LAS OFERTAS
El estudio de las ofertas es un proceso interno que la Administración
realiza en base a las reglas que describen los pliegos. Aquí el oferente
pasa a ser un mero espectador, salvo que la Administración solicite información
aclaratoria, o pretenda aplicar los instrumentos definidos en el art. 57 del
T.O.C.A.F. (que veremos más adelante).
El oferente debe abstenerse de incidir en este proceso ya que cualquier tipo
de presión en esta etapa es mal visto por el organismo licitante y por
los funcionarios actuantes.
Cabe destacar que el informe que surge de esta etapa es el asesoramiento que
brinda la Comisión Asesora de Adjudicaciones al Ordenador competente
y no la decisión final.
5.1. COMISION ASESORA DE ADJUDICACIONES
"...En cada organismo con competencia para gastar, funcionará una
o varias Comisiones Asesoras designadas por la autoridad superior del organismo,
con el cometido de dictaminar o informar sobre la oferta más conveniente
a los intereses del Estado y las necesidades del servicio, en las contrataciones
cuyo monto supere los N$ 60.000.000"
Esta Comisión emitirá un dictamen (opinión calificada)
que, como tal, no obliga a quien adjudica y no es pasible de ser recurrido ya
que no es un acto administrativo.
A los efectos de evaluar las propuestas se podrá solicitar a cualquier
oferente las aclaraciones necesarias, pero no se podrá pedir ni permitir
que modifique su contenido.
5.2. PROTECCION A LA INDUSTRIA NACIONAL
El art. 52 del T.O.C.A.F. establece la obligatoriedad de dar preferencia a
los productos nacionales en paridad de calidad o aptitud con los extranjeros.
Dicha protección será aplicable en los casos de Licitación
Pública, Licitación Abreviada y en las contrataciones por causales
de excepción cuyo monto supere los N$ 60.000.000.
El margen de preferencia será aplicable siempre que no se opongan razones
de orden técnico debidamente fundadas, se asegure un abastecimiento normal
cuando ello corresponda de acuerdo con las necesidades del organismo, se asegure
el cumplimiento de las exigencias de calidad y exista paridad de calidad o de
aptitud.
Dicho margen será del 10% respecto al producto extranjero, y se aplicará
sobre el porcentaje de integración nacional que el oferente de productos
nacionales, que desee acogerse a la protección, declare en su oferta
con el detalle del caso. Los pliegos particulares son los que señalarán
la forma de presentación de dicho detalle.
El cálculo se realizará sobre el precio comparativo que resulte
de la aplicación de los criterios y formas de valuación que a
continuación se detallan:
1) no se considerarán de integración nacional, a estos efectos,
los productos extranjeros o las partes extranjeras que se adquieran en plaza
ni aquellos que provengan de la importación de sus partes y posterior
fraccionamiento, armado o preparación para la venta. Cada organismo podrá
efectuar las verificaciones del caso, pudiendo aplicar dicha preferencia sobre
el porcentaje de integración verificado o rechazar la oferta, en forma
fundada. Es muy común encontrar por ejemplo que no existe una relación
entre los índices y su incidencia en la paramétrica <la cual
debería representar razonablemente los costos del producto ofertado)
y el porcentaje de integración declarado. Lo mismo ocurre con productos
cuyos componentes se reconocen a nivel de mercado como de procedencia extranjera.
Por este motivo se ha facultado a los organismos a efectuar las verificaciones
del caso, pudiendo incluso modificar el porcentaje declarado por el oferente
o aún rechazar la oferta.
2) La comparación de precios entre productos nacionales y extranjeros,
sean éstos cotizados en plaza o a importar, se efectuará considerando,
en forma real o ficta, todos los gastos requeridos para colocar los productos
en almacenes del comprador y en igualdad de condiciones. Se consideran almacenes
del comprador los recintos habituales de recepción de mercaderías
de acuerdo con las características de esta, incluso los obradores.
Los gastos antes referidos incluyen todos los tributos que correspondan (aranceles
generales, CAUCE, PEC, aranceles de acuerdos de integración, etc.), aún
aquellos de los cuales los organismos se encuentren exonerados.
Sin embargo, no se incluirán en los precios comparativos los importes
correspondientes a impuestos a las transacciones comerciales ni el Impuesto
al Valor Agregado.
3) Los precios comparativos de los productos nacionales y extranjeros se valuarán
de acuerdo con la siguiente fórmula, sin perjuicio de la consideración
de los demás criterios de evaluación de ofertas:
PCN = PN x { (CN%/1.10) + CE% }
PCE = PE
PCN: precio comparativo del producto nacional a los efectos de la aplicación
de la preferencia a la industria nacional.
PCE: precio comparativo del producto extranjero a los efectos de la aplicación
de la preferencia a la industria nacional.
PN: precio del producto nacional puesto en almacenes del comprador.
PE: precio del producto extranjero puestos en almacenes del comprador.
CE%: porcentaje del componente extranjero del producto nacional.
CN%: porcentaje del componente nacional del producto nacional.
A los efectos del cálculo CE% + CN% = 100%
Cuando los demás criterios de evaluación de ofertas tengan establecida
una cuantificación monetaria, la misma se sumará al precio comparativo.
5.3. MEJORA DE OFERTA, NEGOCIACION
Estudiadas las ofertas y encontrándose dos o más de ellas en
un rango de hasta un 5% con relación a la de menor precio que sea susceptible
de resultar adjudicataria en atención a las especificaciones que rigieron
el llamado, la Administración tiene a su alcance la opción del
uso de dos institutos: la mejora de oferta o la negociación.
5.3.1. MEJORA DE OFERTA
"…Si se presentaren dos o más ofertas similares en su precio,
plazo o calidad se podrá invitar a los oferentes respectivos a mejorar
sus ofertas otorgando un plazo no menor de veinticuatro horas…"
Estudiadas las ofertas atendiendo a todos los factores (calidad, precio, protección
a la industria nacional, ponderaciones, etc.), y encontrándose dos o
más de ellas en el rango del 5% con la de menor precio, podrán
ser invitadas a mejorar sus ofertas. Luego de la mejora y sólo si se
presentare el caso de ofertas idénticas, se podrá proceder, si
el pliego lo previó y el objeto licitado lo permite, a la división
proporcional que corresponda. De no estar previsto en el pliego, se invitará
a los oferentes a aceptar la división y en caso de no aceptar o de no
permitirlo el objeto licitado, se procederá por sorteo.
Atento a que el procedimiento de mejora de ofertas es facultativo, en caso
de presentarse ofertas idénticas, podrá procederse directamente
en la forma antes indicada.
5.3.2. NEGOCIACION
Este instituto presenta cierta similitud al de Mejora de Ofertas, pero se diferencia
en que en la Negociación existe una interacción entre la Administración
y cada uno de los oferentes precalificados al efecto, mientras que en la Mejora
de Ofertas, la voluntad de mejorar o no la propuesta, es unilateral del proponente
ante la invitación que le formula la Administración.
La Negociación es una novedad para nuestro Derecho y ha permitido que
el Estado de un paso adelante en su gestión de compras, permitiendo que
este pueda, al igual que una empresa privada, obtener ventajas comparativas
atendiendo el poder de compra que el Estado tiene.
Así, el art. 57 establece: "Si el pliego lo prevé en el caso de
presentación de ofertas similares, se podrán entablar negociaciones
reservadas y paralelas con aquellos oferentes que se precalifiquen a tal efecto,
a fin de obtener mejores condiciones técnicas, de calidad o de precio.
De lo actuado en relación a cada proponente, se labrara acta sucinta."
De la misma manera que en el instituto anterior, la precalificación surge
de la evaluación que se realiza considerando todos los factores que inciden
en la futura adjudicación.
También será de aplicación la negociación en los
casos de precios manifiestamente inconvenientes. En este caso, sin mediar la
diferencia de hasta el 5%, se podrá negociar cuando los precios obtenidos,
ajuicio de la Administración, resulten inconvenientes.
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6. PUESTA DE MANIFIESTO
"En todo procedimiento competitivo de contratación, cuyo valor
cuadruplique el monto para las licitaciones abreviadas, una vez obtenido el
pronunciamiento de la Comisión Asesora y antes de la adjudicación
o rechazo de las ofertas por apartamiento de las normas o condiciones preestablecidas,
la Administración deberá dar vista del expediente a los oferentes".
Cabe destacar que el monto mencionado precedentemente es el vigente para cada
organismo de acuerdo con los topes establecidos en los arts. 33 lit. 1 y 41
del T.O.C.A.F. Este procedimiento busca, en una instancia previa a la de la
adjudicación, poner a la vista de todos los que participaron en la licitación
las actuaciones, a fin de que los mismos, cuando lo crean necesario, formulen
por escrito las consideraciones que les merezca el proceso cumplido hasta el
momento.
Esta instancia consta de dos etapas:
1) la primera en la cual el expediente se pone de manifiesto por el término
de 5 días hábiles, contados a partir del día siguiente
de la notificación.
2) la segunda etapa, se refiere al plazo de que dispondrán para presentar
su petición siendo el mismo de otros 5 días hábiles, contados
a partir del vencimiento del término anterior.
No será necesario esperar el transcurso de este último plazo si
los interesados manifestaren que no tienen consideraciones que formular. Muchos
organismos solicitan a los oferentes esta declaración, cuando no hay
objeciones, para ganar unos días en el trámite de la compra.
En caso de presentarse alguna petición, dependerá del organismo
o del carácter de la misma, que las actuaciones vuelvan a la Comisión
Asesora a fin de que ésta ratifique o rectifique su dictamen, o bien
pase directamente al ordenador competente a fin de emitir su pronunciamiento
final que, con informe fundado, podrá en cualquiera de los casos, fallar
en desacuerdo con la Comisión. Esta última situación siempre
podrá darse, aunque no es usual, con independencia de que el procedimiento
de puesta de manifiesto se hubiera operado o no. La Comisión, como su
nombre lo indica, es asesore y no obliga en ningún caso al ordenador
en su decisión, el cual podrá discordar dejando expresa constancia
de los fundamentos por los cuales adopta resolución divergente.
El acto administrativo que obliga a las partes es el dictado por el ordenador
competente.
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7. ADJUDICACION
La adjudicación será efectuada por el ordenador del gasto competente
de acuerdo al monto a adjudicar y se hará a la oferta que se considere
más conveniente, apreciando el dictamen de la Comisión Asesora
de Adjudicaciones, sin que deba hacerse la adjudicación a la de menor
precio, salvo en identidad de circunstancias y de calidad. Sólo el organismo
puede evaluar este último concepto a la luz de sus necesidades individuales.
7.1 INTERVENCION PREVENTIVA DE LEGALIDAD DEL TRIBUNAL DE CUENTAS
Dictado el acto de adjudicación, éste se remite para la intervención
preventiva de legalidad del Tribunal de Cuentas (potestad establecida por el
art. 211 literal, b), de la Constitución de la República).
Este organismo podrá intervenir el gasto (o sea no formular observaciones
en cuanto al procedimiento cumplido y al compromiso contraído) u observarlo.
También puede pedir ampliación de información.
En el primer caso se seguirá con el trámite pasando a la notificación
y en el segundo caso las actuaciones volverán al ordenador competente
quien podrá:
1. procurar levantar las observaciones mediante informe fundado, en cuyo caso
reenviará las actuaciones al organismo de contralor, quien las mantendrá
o no.
2. insistir en la resolución dictada, comunicándolo al Tribunal
de Cuentas (reiteración del gasto).
3. aceptar las observaciones formuladas, lo que podrá implicar desde
una modificación a la resolución, hasta el dictado de un acto
que deje sin efecto el procedimiento de contratación.
Cabe destacar que el acto de adjudicación se considerará firme
una vez:
· intervenido el mismo, o
· reiterado.
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8. NOTIFICACION DE ADJUDICACION
Efectuada la notificación al adjudicatario, se da por perfeccionado
el contrato entre las partes, salvo que se hubiera establecido alguna condición
especial como la firma de un documento contractual. Conjuntamente se efectuarán
las notificaciones a los demás oferentes, los cuales podrán de
inmediato y de oficio retirar la garantía ofrecida en carácter
de mantenimiento de oferta.
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9. GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO DEL
CONTRATO
Siempre que el monto adjudicado supere el 40% del monto fijado para licitaciones
abreviadas establecido en el numeral 1 del art. 33, el adjudicatario deberá
efectuar el depósito de garantía de fiel cumplimiento que será
del 5% del valor adjudicado salvo que la administración hubiera establecido
en los Pliegos otro porcentaje. Cabe aclarar que en aquellos casos en que la
adjudicación hubiera recaído sobre más de una firma, el
límite establecido deberá verificarse en cada una de las empresas
pudiendo en consecuencia darse el caso de que unos deban efectuar depósito
y otros no. En este último caso se podrá proceder a la devolución
de la garantía de mantenimiento de oferta sin la verificación
previa de haber efectuado el depósito de fiel cumplimiento.
Esto evidencia el criterio seguido por el legislador de eliminar depósitos
de montos reducidos.
El Pliego Unico establece un plazo de 5 días para que el adjudicatario
deposite en sustitución de la garantía de mantenimiento de oferta,
la de fiel cumplimiento del contrato; La fijación de plazo es para evitar
dilatar el plazo de entrega del suministro mediante "chicaneos".
Si cumplida la contratación original se estipula una ampliación
del mismo (art. 63 del T.O.C.A.F.), al ser un nuevo contrato se puede mantener
la garantía del contrato original a fin de cubrir el nuevo.
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10. RECURSOS ADMINISTRATIVOS
Notificados del acto de adjudicación, los oferentes tienen derecho a
la presentación de un recurso en caso de que entiendan que se ha lesionado
su derecho o afectado su interés legitimo.
10.1 LEGISLACION VIGENTE
El art. 317 de la Constitución establece los tipos de recursos según
los casos, así como el plazo de que se dispone para efectuarlo que es
de 10 días corridos a contar del siguiente al de la notificación
(que deberá ser personal) o al de la publicación en el Diario
Oficial. Los medios de notificación tales como el fax, télex o
carta certificada con aviso de retorno se consideran como personales.
La Ley No. 15.869 prevé la suspensión del plazo durante las ferias
judiciales y durante la llamada semana de turismo.
10.2 EFECTO SUSPENSIVO
Los recursos interpuestos contra actos administrativos, dictados en procedimientos
de contratación, tienen efecto suspensivo (Art. 62 del T.O.C.A.F.), hasta
resuelto el mismo.
Este efecto puede ser levantado cuando la Administración, por resolución
fundada, establezca que se afectan inaplazables necesidades del servicio ose
causen graves perjuicios.
En este caso el contrato continuará y paralelamente se resolverá
el recurso interpuesto, debiendo el organismo, en caso de fallo a favor del
reclamante, indemnizarlo. De la misma forma, un recurso interpuesto sin causa
justa, será causal de juicio por daños y perjuicios.
10.3 PRESENTACION
La presentación del recurso en el plazo establecido deberá realizarse
con firma letrada ante el órgano que dictó la resolución.
Es importante considerar la interposición del recurso como un todo en
lo que respecta a la procedencia del mismo. Esto es, un recurso presentado sin
bases firmes, puede ocasionar por si y aun más por el efecto suspensivo,
un daño tal que, resuelto el mismo, lleve a la Administración
a la necesidad de iniciar las acciones legales necesarias.
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11. AMPLIACION O DISMINUCION DEL CONTRATO
El art. 68 del T.O.C.A.F. establece la potestad de la Administración
de aumentar o disminuir las prestaciones objeto de los contratos en hasta un
20% o un 10% respectivamente sobre los valores originales del contrato.
Estos límites pueden extenderse con el límite del 100% pero sólo
en caso de acuerdo entre las partes.
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12. CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
El cumplimiento estricto de un contrato por parte de un adjudicatario, no sólo
representa un antecedente favorable para éste en el organismo, sino que
lo es a nivel de toda la Administración. El Sector Público en
su conjunto es, en muchos rubros, el principal comprador del país y como
tal debe y puede estar informado acerca del cumplimiento de los diferentes contratos
por parte de sus proveedores.
Se están afinando mecanismos para que los incumplimientos o sanciones
aplicados por un determinado organismo a un determinado proveedor, formen parte
de los antecedentes desfavorables para éste en poder de los demás
organismos. De la misma forma, los buenos proveedores serán tenidos como
tales, en un futuro, por la totalidad del sector público.
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13. CUADRO DE TOPES DE COMPRAS
Los montos mencionados en este Manual son los vigentes entre enero y abril
de 1993 y deberán ser actualizados cuatrimestralmente, según lo
establece el art. 135 del T.O.C.A.F., de acuerdo con la variación del
Indice de Precios de Consumo de la Dirección General de Estadística
y Censos, la que se conoce con unos veinte días de antelación
a su aplicación.
A continuación se presenta la tabla de topes vigentes (al la fecha de
creación del manual año 93), con una columna para realizar las
actualizaciones posteriores:
CUATRIMESTRE
ENERO - ABRIL 1993 |
CUATRIMESTRE |
| COMPRA DIRECTA COMUN |
N$ |
10:000.000 |
|
| COMPRA DIRECTA AMPLIADA |
N$ |
30:000.000 |
| LICITACION ABREVIADA |
N$ |
200:000.000 |
| LICITACION ABREVIADA AMPLIADA |
N$ |
1.200:000.000 |
| INFORMACION OBLIG. A REVISTAS |
N$ |
30:000.000 |
| PLIEGO UNICO DE LICITACION |
N$ |
60:000.000 |
| MINIMO GARANTIA DE OFERTA |
N$ |
80:000.000 |
| MINIMO GARANTIA DE CONTRATO |
N$ |
200:000.000 |
| CERTIFICADO REGISTRO M.T.O.P. |
N$ |
200:000.000 |
|
|
